档案管理中如何实现管理科学化、技术现代化

林琳

       档案管理工作是衡量一个单位工作质量和管理水平的重要标准，是反映该单位各项工作规范化、科学化的重要载体。笔者根据档案管理的有关要求，结合自身的学习和工作体会，就档案管理谈几点粗浅的认识。

    一、档案管理工作存在的问题

    对于目前中档案管理工作的现状来看，由于历史和现实的多种原因，主要存在以下几方面的问题：

     档案管理人员缺乏。据了解，例如多数学校没有专职的档案管理人员，现有的档案管理人员一般都是兼职的，且业务水平低下；

     大部分单位的领导对档案管理工作认识不足，更认识不到做好档案管理工作对单位各项工作的促进作用；

    管理条件不合格。不少单位没有专门的档案室(柜)，不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件，档案材料随处散放，保管设备不齐全，直接影响着学校档案的保管和使用效果。

     档案收集很不完整。主要表现为多头存放、多家管理、收集不及时、流失较多；

    档案载体结构单一。受条件和设备等方面的制约，许多单位的原始档案多为纸质打印档案，仍有部分手工抄写、页面规格不一的案卷，而电子、音像、磁盘等介质的档案却很少；

    二、做好档案管理工作的几点认识

     建立档案要有强烈的立档意识。要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时收放保管。如，学生获奖通知，即使本校学生没有获奖，也不能扔入废纸篓，要存档保管，并注明本校学生没有获奖或未参赛情况。这样就不会有获奖漏登之嫌，便于核查。倘若当时认为某材料无存档价值，也不宜马上作废处理，应引入待整理档案袋小憩。

    随着标准化建设的全面展开，档案管理工作也应更新观念，加快发展。如何实现档案管理工作的规范化、现代化，笔者认为:首先，观念要现代化，即要树立单位档案是重要的管理资源这一观念。其次，在管理上要与时俱进，要确立加快发展档案管理的理念，制订一整套与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。

    三、要有计划地逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化

    即尽量采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案管理的信息化水平。因为档案管理工作的技术手段和设备条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性，同时也提高了工作效率。四是要在“农远工程”的基础上，加强计算机档案管理软件的开发应用，建立校园网或学校网站，与周边学校或名校建立长期的网络合作关系，逐步实现资源共享，将计算机作为档案管理的重要工具，进一步发挥学校档案的重要作用。

确立现代化管理意识。提高单位中全体教职工对档案管理工作重要性的认识，是做好学校档案工作的前提。为此，单位主管部门要把档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容，列入日常检查、学期常规考核中。各学校要切实加强对档案管理工作的领导，至少要确定一名负责人分管此项工作。要经常组织广大职工认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体员工都认识到单位档案工作的重要意义，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义做法，扎扎实实地抓好档案工作。必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http://www.ems86.com总第577期2014年第45期-----转载须注名来源根据“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足实际的需求作为档案管理工作的中心环节和价值趋向，以现代理念和创新思维来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。同时，要建立起一整套切实可行的档案管理制度，按照《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。要按上级档案管理部门的要求，设立专职(或指定专人)负责此项工作。 规范档案建设工作。不管单位规模大小，均应选派一名思想素质好、责任心强、熟悉业务工作、懂得规律和较强业务能力的同志负责档案管理工作，并制定相应的学习培训制度，有计划地培养档案管理方面的专业人才，逐步档案管理人员专业化、固定化。因此，各单位一方面要建立健全岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、保密制度等，严格按规章办事。另一方面要专门设立档案室，所有档案按文书类，配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

相关档案要建立联系，分类归档。档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，按月或按学期收集、整理、立卷、归档。在整理过程中，应着重收集本单位形成的文件资料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料等方面的材料。每学期档案资料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按时间、分类别分别整理归档。同时，要根据该单位主管部门和档案管理部门的要求，软硬件同步推进，在各方面积极创造条件，使档案管理工作更加完善。

    加强档案管理工作，逐步建立健全档案，有利于对单位各项工作的正确评估，有利于查找和使用历史资料，而且有利于学校进行实施科学管理。事实证明，只要努力把档案管理工作做好、管好、用好，就一定能够发挥档案不可替代有应有作用。

（作者单位：双辽市人才交流开发服务中心）