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深入档案管理利用数据与增加实际效益规则
论文编辑部-新丝路理论网   2015-02-07 17:29:35 作者:站长 来源: 文字大小:[][][]

深入档案管理利用数据与增加实际效益规则

林琳

 

  一、目前,在此领域中档案信息资源与反馈存在较为严重的问题

太局限于档案利用数据统计,不求实际效益的档案信息。各地区档案管理部门不分大小企业与单位每年的年终都会要求工作人员编制档案室编制年报(档案管理信息)局限于当年的档案存储信息(例如,当年人员增加情况,公司支出信息、收入信息、及当年税率信息等等),归案信息(档案人员的信息是否归案,公司支出账目是否安置妥当等等)当因在不同性质的单位所要求的也各不相同,不管怎么样每个单位都在体现个体效益与社会集体的经济效益体制等等。

但因为各单位对档案管理的忽视,所以此项工作也就被基层人员所不重视,局限于表面现象,更加说明不了档案管理的大部份信息会给社会带来的作用与价值。然而,这也足以表明,基层人员因为不重视统计数据几个数据可以揭示表面现象,而揭示不了档案管理的实质作用,也就是实际效益,这就是各地区各单位各部门所披露的严重问题之一。

  在档案卷宗借阅时,管理人员只要求借阅者填写简单的信息,没有对其作更深一层的了解,因为这样而失去了对档案管理利用后的信息反馈的机会,在各别的企业中会向借阅者提供一张登记表格,一张纸却没有几条能深入了解利用的真正目的,借阅都会在表格上填写“工作参考”、“提供xx的依据”等等。因为这样不够深入的信息,结束了利用目的,不仅失去了档管理信息反馈的机,还失去了档案管理所应有的职能。所以简单的纸张已经不能满足现在我们所需要的一些信息。

档案信息管理资源的不断开发与有效利用,即可分两大阶段。第一大阶段,称初级阶段,即利用者到档案馆查()阅档案或档案馆主动为利用者提供档案,这时只反映档案利用情况;应主动把借阅都信息更全面的体现在登记表上,该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http://www.ems86.com总第5732014年第41-----转载须注名来源对其利用目的的调查与跟踪;第二大阶段,称高级阶段,即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用,不同程度会产生一定的社会效益体系和经济体系,也就是体现了利用档案的作用和价值,通过信息反馈而得知。而要取得此类信息,事先必须有所了解和掌握,即在利用时有目的地作些深层次了解与调查跟踪,并逐一记录在案,以便日后调查跟踪。
   编制工作滞后,已经离档案信息资源的开发利用的需要越来越远了。因为,所有利用单位不了解档案管理的对期各地区各单位的效益影响,也对其档案馆的情况不甚了解。因此,档案管理人员必须要了解信息社会动态和各领域需求,结合档案馆实际信息,应该有目的、有计划,有效率的地编研一些具有参考性、指导性、作用性的资料,提供给社会及个人使用。然而,各地区各单位档案馆编制工作滞后,跟不上社会发展的需求,影响档案信息资源的开发与有效利用。

二、档案馆人员必须要了解与掌握利用档案实际效益

综合观各地区各单位档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况轻松的反映出来,如该年此卷宗查阅人次、卷()量档案,但该年上百人次、上百卷()档案,有什么社会效益和经济效益呢?却一无所知或知之不多。因此,本人认为档案馆查阅利用情况的了解和统计很重要,但更重要的要从了解与掌握档案利用实际效益上多下功夫,如了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成绩,除了要求利用者主动反馈信息外,还要档案馆人员进行跟踪与调查。调查搜集档案利用实际的实际效益,主要总结以下五点:
   有利于了解档案的价值和作用。根据《档案法》第二条称:本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。能了解档案是否具有保存价值,最重要的一点是要提供与利用。如果档案没有利用价值,最有价值的档案也就失去保存的含义。而只有通过档案的利用和开发,才能了解档案保存是否有价值。过去不少单位和领导,为什么对档案工作不够重视和支持,主要一个原因是档案部门长期处在封闭状态,单位和领导都认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明,这完全是一种偏激的想法。有保存价值的档案,一般都具有利用价值,但其价值的大小,必须通过利用,一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。

有利于档案的鉴定工作。此领域的人员都了解,档案的保存期限定为永久、长期、短期三种,档案到了规定的保管期限,就要组织鉴定,确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长,即使已到规定的保管期限,也应继续延长其保管期限;其则相反,因此,通过调查收集档案利用的实际效益,能大大有利档案的鉴定工作的开展。
  有利于了解和掌握档案利用信息,可以进一步拓展档案利用工作的渠道,以最大限度地发挥档案的价值和作用。

有利于编发档案利用实例,加大档案宣传工作的力度。尤对不太了解档案、不熟悉档案价值的人员来讲,更是一个实际的学习与加冕,使他们通过案例,了解档案,支持档案工作的开展。

    有利于档案馆业务工作实绩的体现。档案业务工作的内容诸多,而开发利用档案信息资源应该是业务工作的主体工程,因为,收集和管理档案的根本目的,是为了利用,否则就失去保存档案的意义。

 综上所述,档案利用数据统计是必要的,也说明了档案利用工作的一个侧面,但更重要的是要了解、收集档案的实际效益,以利进一步加强档案信息资源的开发利用工作,为社会各界和经济建设服务。

(作者单位:双辽市人才交流开发服务中心)

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