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阳晓兰 事业单位档案管理中创新与发展
新丝路杂志(下旬刊)官方网站   2019-09-18 14:46:02 作者:新丝路杂志社 来源: 文字大小:[][][]

阳晓兰张家界市道路运输管理局  湖南张家界  427000)

《十三五档案事业发展规划纲要》指出,到2012年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化、信息化,全面推进档案资源存量数字化、增量电子化,利用网络化。传统式的事业单位的档案管理,已经不适用于当前档案管理信息量巨大这一现状。旧式档案管理的综合处理方式具有一定的滞后性,对于档案的刷新和信息量的及时处理上,不能做到快速的及时处理。事业单位的档案管理需要以信息化为基础,进行全面的创新和发展已经迫不容缓。

事业单位档案管理的发展方向需要以电子信息化为主要方向。随着时代的进步,事业单位目前的档案管理信息量呈现一种爆炸式的激增。对于档案信息的处理和存储,电子化的档案管理具有综合性处理能力强,便于查询搜改以及存储容量大等优点。其最大的优势还是在于及时性处理和安全保存等问题。关于事业单位档案管理的现代化信息化的综合建设应该以事业单位档案管理的信息化电子化的高效方向进行转变。管理人员对档案的管理和处理是档案管理的主要内容。电子信息化的快速发展,使得档案管理上在信息量上极大地增加。所以,在如何实现信息的存储运用以及如何有效的处理资源,提高资源的共享成为了档案管理工作中的难题。档案的电子信息化处理对于档案价值的发掘和拓展有着重要作用。高效的电子信息化处理模式缩小了档案管理的时空界限,管理人员可以通过随意的网络位置,在任何时间地点对需求的信息资源进行搜索和处理,电子信息化的处理方式以消除时空限制为方法,对档案资源的利用进行了最大的利用和提高。

对于事业单位电子信息化文档的录入和电子档案的综合管理,需要有特别的构建。加强对业务系统电子文件归档管理,通过推进电子会计档案管理促进电子政务和电子商务文件归档管理工作。因此,对于入档电子信息档案的管理就必须以完善对档案的规范监督为主要方向。发展电子信息化的创新型事业单位的档案管理,首要的是对当前事业单位的档案的数据库以及备用存储进行预建和完善。需要将档案库的现有的档案信息进行综合利用。建立便于操作的电子计算机检索系统,以实用化,便捷化的处理为基础点,完善电子检索系统的建设。以优秀的电子检索系统来提高事业单位档案管理部门的工作水平和服务水平。在对档案检索系统进行构建时,需要对事业单位现有的档案资源进行分拣,录入以及存入数据库等工作。对档案进一步进行资源检测的同时,要加强对那些重要的档案资源的进行信息化进程推进。简而言之,对于人力资源上的档案资源信息化的建设大致可分为资源录入和分拣查询两大方面。对于现有的纸质资料进行档案入库。然后,延长档案入库年限,便于综合性的处理。最后做到,在档案电子化录入后,可以做到简洁的信息查询和整理,实现档案管理电子化。

事业单位档案管理的信息化发展建设虽然已经有了初步的雏形,但是因信息化的档案管理发展还处于起步阶段,事业单位在文件管理和建设上还是具有不可靠因素。在综合建设上还是需要进一步开扩。首先,使用者在档案使用上还存在一定的认识偏差。一些工作人员对于档案管理的工作认识还不够完善。随着档案管理的发展,事业单位关于档案管理的工作不断提高,档案管理者对于档案的管理意识不断增强。档案的综合管理上对于事业单位的综合发展和档案的有效利用非常重要。但是就管理者而言,对于档案的管理工作的理解还是不够,一部分人对于档案管理的模式不够重视。有时会以经费的原因对于现代化信息管理建设进行回避和不重视。这种认识上的局限性,严重的阻碍着事业单位档案现代信息化管理的发展。从资源利用上讲,资金的利用和短缺对于信息化建设和发展也造成了不小的阻碍。如果档案管理信息化建设的资金短缺,在硬件设施配备以及网络存储库的建设问题上会导致很大的缺失。资金流动缺失使得计划变成空泛的计划建设,无法在现实中得到充分的实现,导致了一定的滞后性。结果上往往会导致档案建设无法进行,档案的现代化电子建设仍然只是局限在传统的纸质管理程度。如果没有充足的资金支持,档案信息化管理建设将会受到很大程度的限制,管理者对于信息的分拣管理工作会收到很大影响。事业单位档案的管理人员的综合性认知也具有一定的局限性。近年来,关于档案管理的事业单位的工作人员程度不够,单位对这些没有清晰的认识到。部分事业单位关于信息化档案管理建设开设了对档案管理信息化建设的资金投入,对硬件管理增加了完善。但是,多数档案管理工作的人员水平偏下,对于电子设备方面的专业程度不够完善。对于不断更新的电子、信息化技术信息的接受能力不强,对档案电子化管理的技术运用能力不够,会使档案管理信息化的建设仅仅停留在基本的录入和查询上,这对于信息化管理的综合性建设的全面提高是一种阻碍。

事业单位档案管理的信息化建设需要一定的创新与实践。加强档案信息资源共享服务平台建设,建立档案网站和移动终端开展档案服务渠道是关键。目前,管理人员对档案的数字化管理的认识有待提高。事业单位档案管理信息化是时代进步的大条件背景下的要求,这反映于社会发展的本身有着积极的催动作用。综合利用现代化技术条件,进行电子信息化的档案管理建设,符合时代的经济需求。                          

 

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