韦克艳（来宾市兴宾区陶邓镇社会保障服务中心  广西来宾  546136）

摘 要：推进城乡居民基本养老保险的档案管理是为了更好的使得业务与档案的和谐发展，这是办公的基础环节之一，也是为了提高管理水平得必经之路。就现在而言，现在的养老保险档案还不够完好，但随着时间的推移，我们也面临着一些档案管理方面还未解决的问题与困惑。

关键词：养老保险；档案管理；服务水平

现阶段我国城乡居民养老保险业务正在不断的扩大，工作量也开始不断的增多，这就使得各基层单位的养老保险档案的管理内容扩大，给其工作形成了一定的难度。需要对这些问题进行研究，做好养老保险档案的管理工作，对整体养老保险参保人员的权益进行保护，以此来提高我国城乡居民养老保险建设水平。

一、城乡居民养老保险档案管理特点

城乡居民养老保险档案管理有其自身的属性，这种特性可以从以下几个方面体现：第一，数量庞大。在养老保险制度不断深入和改革的过程中，每年参加城乡居民养老保险之中的人数都在增加，导致养老保险档案数量呈现出几何式增长态势；第二，变化动态。在事业单位内部，职员的个人职位、薪金水平和工作岗位是动态调整和变化的，伴随而来的是养老保险档案的变动和调整；第三，以人为本。城乡居民养老保险档案在收集、整理和归档的过程中都是以人为对象来办理的，因此在档案管理过程中必须遵循人本原则，使得养老保险档案管理最终能够惠及到机关事业单位内部的每一个人。

二、城乡居民养老保险档案管理现存问题分析

目前来看，我国城乡居民养老保险档案管理还没有从传统管理模式之中解脱出来，呈现出较多的问题和弊端：

1.管理人员对于档案的整理比较随性

一般来说，城乡居民养老保险档案都属于比较机密的信息，所以，相关工作人员在对其进行整理时应该严格依照我国的法律条例。但是在实际的养老保险档案的管理中，工作人员并没有认真严格的去整理档案，在整理档案的过程中，缺乏一定的规范科学性。由于相关工作人员在整理过程中的疏忽，使得档案没有做好轻重的分类，这样很不容易进行后续的管理工作，不仅容易造成养老保险档案的丢失甚至还会阻碍其工作内容的开展。相关的工作人员要对档案进行科学合理的整理，对其进行具有科学根据的编排，方便后续工作的进行，可以及时查找到所需的相关资料，不会使文件丢失，对于档案的归类描述也要尽可能的清晰，降低查找资料的难度。

2.管理人员素质低下，综合素质有待提升

大多数的城乡居民养老保险档案的管理人员会觉得自身的这份工作比较轻松，所以不会对其投入更多的精力，形成一种懒散的工作作风，这种工作作风直接影响了我国社保的建设质量。养老保险档案管理人员综合素质有待提升，一方面，一些领导人往往将工作重点放在了本职任务和工作上，认为城乡居民养老保险档案管理工作不甚重要，养老保险档案管理水平自然比较低，另一方面，档案管理人员工作态度存在不严谨之处，档案管理专业素养也存在较大提升空间，在归档和整理养老保险档案资料时时常发生漏洞和疏忽。

3.相关档案室的管理工作不够细致

养老保险档案管理标准性差，各个机关事业单位内部均按照自身工作需要制定养老保险档案管理制度和要求，导致各单位的养老保险档案管理一直缺乏统一的工作标准，出现各行其是、各自为政的工作局面。另外，受到近年来机关事业单位人员流动性增强的影响，养老保险档案丢失的情况时有发生。

4.档案管理电子信息化建设不足

城乡居民养老保险档案的海量与信息化建立是因为在当前档案还没有进行完整的立卷，组卷，档案号的完成，电子信息化没有广泛利用，错误多。导致管理流程复杂而利用率不高的问题，安全性不高等其他多数问题。

5.利用率低

城乡居民养老保险档案管理工作往往采取突击整理模式，致使档案管理分类混乱，档案价值得不到充分挖掘。

三、改善城市居民养老保险的业务档案管理的办法

完善城乡居民养老保险档案管理工作，引导其逐步走上规范化和制度化道路是当前紧迫的任务。

1.健全档案管理制度，进行档案管理规范化建设

为了提升城乡居民养老保险档案管理整体的规范性和制度性，我们需要以档案管理相关法律法规为基础、以机关事业单位整体实际状况为依据进行养老保险档案管理制度的建设，通过制定规范化档案管理流程和档案管理办法，将养老保险档案的归档范围、归档期限进行制度化规定，让一些具有实用性的档案能够及时归档、存档、利用和考察，使得养老保险档案工作在整个机关事业单位内部规范开展。同时，机关事业单位内部还要注重档案保密制度、档案存档制度、档案分类制度的完善，使得养老保险档案管理之中的每一个环节都处在安全、稳定的环境之中，并有相应的管理制度作为保障。

2.提升档案管理意识，加强档案的业务规范

档案管理水平的提升离不开档案建设规范化：各司其职的原则，采取档案工作的日常由经办人员来进行整理规范；做好档案的分工统计与统筹工作；采取相应的评分制度，对业务的档案进行分类整理归档评分制度；落实工作人员的专业化培训，提升专业化程度，增强专业技能；最重要的是要完善一系列的档案管理制度，做到落实档案的移交、查阅、利用、销毁等一系列问题的完善与改革。

3.加强档案管理人员培训，提升档案管理人员专业化水平

在所有档案进行分类管理的同时最重要的的参与者就是我们人的参与管理。所以，只有增强档案管理人员的专业化，按照季度或者月度对档案管理人员进行定期提升专业化的技能，参加相关的职业技术资格考试，取得相应的技能证书，并严格的按照要求去进行相关继续培训的功能，更重要的是要学会与所有档案室之间的人员多进行交流与互动。首先，聘请高校在档案管理上具有深厚理论基础的教授和具有丰富档案管理经验的专家进行课程培训和讲授，引导档案管理人员掌握先进的档案管理工具和深厚的、前沿的档案管理理论知识；其次，为档案管理人员争取去省、市档案局进行专业培训的机会，让档案管理人员的工作理念和知识体系得到及时更新；再次，要结合机关事业单位自身情况进行档案培训计划的制定，组织养老保险档案管理人员进行知识学习、软件操作学习。

4.创新档案管理方式，加强信息化档案的建设与管理

(1)按照流水线将工作的每个组成部分分工明确，流程规范，每个组成部分相互关联，密不可分，只有在工作中相互磨合与规范的操作才能使得工作的效率得到提高。

(2)纸质档案通过数据库技术、高速扫描技术等，把纸质档案进行数字化管理。将档案分别归类编号，用PDF或者其他格式存储到电子设备中，利用先进的电子技术，建立档案数据库并加以电子数据备份和电子数据的维护。

(3)在将电子数据进行储存是可以采用电子化编码技术，在将档案归类之后，能自动生成档案号等其他相关数据之后将这些数据打印粘贴至案卷封面，并生成电子档案进行储存。

5.提高城乡居民养老保险档案的利用率

我们做的档案工作的所有目的都是为了提高档案的利用率，档案的利用率是为了能够可持续的将档案工作进行管理。一般采用以下几种方法来提高档案的利用率：一档案是记录人一生的重要跟踪依据，其目的是为了能够更好的服务人类，保障人类一生的合法权益，所以我们应当让所有参加申报的人员都知道，档案是能够通过查询来对自身的权益进行维护的存在，比如当我们参保人员的个人信息输入有误的时候，可以通过查询档案对错误的个人信息进行修改。从而达到提高档案利用率的效果。二是在建立规范的档案管理之后，要落实借阅和移交的登记手续办理，档案查阅利用都应该对档案进行备份，这些都应该由工作人员进行办理，并对来归还档案的人员负责填写《业务档案利用登记单》。

总之，随着我国经济不断发展和人民生活水平不断提高，人口老龄化问题已经日益严重。因此城乡居民养老保险档案信息的管理也要及时跟进，确保不落后于时代发展，不对人民利益造成损害。

作者简介：

韦克艳（1976--）女，广西省来宾市兴宾区人，来宾市兴宾区陶邓镇社会保障服务中心干部。 

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