唐婷 刘德志（沈阳化工大学  辽宁沈阳  110003）

摘 要：高校学生户籍档案是学生档案的重要组成部分，本文通过对当前高校户籍档案管理向信息化转型的必要性，提出了户籍档案信息整合、户籍档案管理数字化和户籍档案管理的开放利用的转型路径，以及高校户籍档案管理信息化建设的相关对策。

关键词：信息化；户籍管理

随着当前高校招生人数的不断增加，日益增长的高校户籍档案数量使得户籍档案管理工作呈现出复杂化和多样化的特点^[1]，传统人工户籍档案管理方式在这种趋势下逐渐暴露出手续繁琐、档案丢失等诸多弊端，给高校户籍管理带来了较大的负面影响。有序而高效地管理高校户籍档案成为高校户籍档案管理部门的一项重要任务，随着信息化时代的到来，利用计算机及互联网进行大批量信息的处理和保存为高校户籍档案管理方式转型提供了可能。在信息化背景下，由于信息化具有的数据规模大、传输速度高、信息多样的特点与高校户籍档案管理工作所要求的高效、有序、无误等特点相契合，因此高校户籍档案管理由传统人工户籍档案管理模式向信息化户籍档案管理模式的转变，对于提高高校户籍档案管理效率具有重要意义。

一、高校户籍档案信息化建设的必要性

由于当前高校户籍档案管理中仍沿用传统户籍档案管理方式，高校户籍档案管理部门已越来越难以适应日益增长的户籍档案管理需要，户籍档案管理部门需要探索新的管理模式。在当前信息化时代的背景下，加强高校户籍档案信息化建设以取代传统档案管理模式越来越凸显出其必要性，具体有以下三方面：

1.高校的发展对户籍档案管理提出新要求

随着我国高等教育水平的不断提高，高校每年的招生人数与教职工招聘人数都在逐年增加。2016年全国普通本科招生人数为748.6万人，普通高等学校教职工总数为247万人。户籍选择由原籍迁入高校所在地的学生大约为总人数的10%，教职工大多数都将户籍迁入学

校，因此高校需要管理的户籍数量是非常庞大的，且逐年增加的态势越来越明显。面对数量巨大的户籍卡、记录常表以及户口页借条等户籍档案文件，使用传统的档案盒分类保管方式容易造成档案遗失或分类不当等问题，较大地降低了户籍档案管理的效率；此外，目前高校户籍档案管理部门多采用按入学年份及毕业年份进行分类并装入不同档案盒的方式，但随着高校毕业方式的不断变化，延迟毕业、提前毕业、肄业等特殊毕业方式会使得学生的毕业年份发生改变，从而造成学生户籍档案分类不当、难以及时找到等问题，户籍科甚至可能仍保存有近十年前毕业学生的户籍卡，严重损害了高校户籍管理部门的服务质量。而采用信息化

管理则可以使办公无纸化，有利于户籍档案的分类及特殊状态标注，因此高校户籍档案管理的信息化建设尤为重要。

图1  2007-2016年普通高等学校本科招生数及教职工总数变化 数据来源：国家统计局

2.提高户籍档案服务水平的需要

户籍档案与身份证挂失、办理护照及签证、毕业等活动息息相关，高校学生及教职工由于各种原因常需调取个人户籍档案进行身份证明，因此高校户籍管理部门的另一主要职能为面向学校教职工提供户籍档案保存及调取服务。如何安全、长久地保存在校师生的户籍，如何快速而精准地调取服务对象的户籍档案，成为高校户籍管理部门需研究的重要课题，而高校档案的信息化则可以较好地完成这两项职能。另一方面，在学生毕业时，户籍管理部门需将全校毕业生户籍档案提交辖区派出所，根据其毕业去向生成户口迁移证并及时发放给毕业生，面对如此巨大的工作量，传统户籍档案管理方式需要巨大的人力及时间成本，对于以安保工作为主的高校保卫处来说并不现实，而户籍档案管理部门可以依靠信息化手段，通过计算机和互联网对户籍信息进行分类并上报派出所，通过户籍档案管理数字化平台等信息化工具进行户口迁移证的预约及发放工作，从而大大降低人力及时间成本，提高服务效率。因此，从提高高校户籍档案管理部门服务水平的角度来说，信息化建设是非常有必要的。

3.提高高校信息与社会信息交流效率的需要

随着信息技术应用的不断普及，社会各职能部门信息化程度不断提高，高校户籍管理部门也不例外。一方面，高校户籍管理部门作为与最新户籍政策、制度密切相关的职能部门，及时地获取最新户籍政策并根据政策及时调整户籍管理方案，通知相关在校师生等工作尤为重要。而在传统档案管理模式中，最新户籍政策需要通过高校其他职能部门逐级向下传递，效率较低；而信息化档案管理模式则通过信息化办公平台由派出所或高校管理部门直接获取相应的信息，并根据信息及时作出相应的对策，工作效率大大提高。

另一方面，随着信息技术的不断发展，更高效、更便捷、更精确的信息技术不断涌现，高校户籍管理部门需要及时与社会研发部门及其他高校户籍管理部门进行技术交流并及时获取最新技术，以适应不断变化的户籍档案管理需要，从而不断提高高校信息化水平。加强最新技术在社会与高校户籍管理部门之间的流通，既是高校发展的需求，也是促进高校户籍档案管理方式不断进步的有效手段^[2]。

二、高校户籍档案管理模式转型的结论

在信息化背景下，高校户籍档案管理的信息化建设为当前高校户籍档案管理模式的转型方向提供了较好的思路，向信息化转型的途径是高校户籍档案管理部门首先需要研究的问题。

通过对信息化背景下高校户籍档案管理模式转型思路的讨论，本文得到了以下三点主要结论：

第一，当前高校户籍管理部门存在着诸多问题，在工作人员的数量及专业度、管理观念、与其他部门对接情况等方面存在的问题较为突出，这些问题的存在较为严重地影响了高校户籍档案管理的工作效率，也在一定程度上制约了高校户籍档案管理模式的转型，因此，变革当前高校户籍档案管理部门的管理模式成为提高户籍管理效率及质量的重要前提。

第二，随着全社会信息化建设程度的不断深入，高校户籍管理的信息化建设为高校户籍管理模式转型提供了新思路。高校户籍管理的信息化建设延长了户籍的保存时间，简化并规范了户籍调取及借出的流程，并提高了户籍管理的工作效率和质量，有效解决了传统户籍档案管理模式中的诸多问题。因此，高校户籍档案管理模式应主要向信息化建设转型。

第三，从现代社会信息的存在形式及利用方式来说，高校户籍档案管理模式向信息化转型的过程主要分为三个阶段：户籍信息整合、户籍信息数字化、户籍信息开放利用。其中户籍信息整合是户籍档案管理信息化建设的前提，户籍信息的开放利用是户籍档案管理信息化建设的主要目的。高校户籍管理部门应随着形势的变化而不断制定新的制度及管理模式。

三、高校户籍档案管理向信息化转型的对策

第一，增加户籍档案管理人员人数，加强户籍档案管理人员的全面培养^[3]。由于高校户籍档案管理部门在高校保卫处工作中处于次要，因此工作人员不足使得工作人员的流动性较大，从而无法形成完整的信息化改革方案；加强户籍档案管理人员的计算机、互联网等信息技术方面的知识培训有利于户籍档案管理人员对户籍档案管理信息化建设的熟练度，从而推动高校户籍档案管理的信息化建设进程。

第二，加强网络安全建设，定期检查各项硬件设施。高校户籍管理信息化建设依托于互联网技术，在利用互联网的同时也承担着如黑客攻击、系统漏洞等网络风险，因此加强网络安全建设，使户籍管理工作在安全的网络环境下进行尤为重要。此外，对于户籍档案管理中使用的各种硬件也应定期检查并及时更新，以保证户籍信息的完整保存。

第三，加大信息化建设经费支持力度。户籍档案管理的信息化建设除需要专业人才外，也需要相应的基础设施建设，如大型信息存储器、图文扫描设备、网络服务器、摄影设备等，其经费需求较为巨大^[4]。因此，加大经费的投入有利于更快地形成系统化的户籍档案管理平台。

第四，加大户籍档案管理部门的宣传力度。由于户籍工作的重要性较高与优先级较低的不匹配性，在提供各项户籍档案服务时户籍档案管理部门与学生教职工存在较为严重的信息不对称，通过微信公众号、微博等新兴媒体加大对学生及年轻教职工群体的宣传力度可以有效普及户籍档案信息化管理理念，从而加速高校户籍档案管理模式向信息化的转型。

参考文献：

[1]邱迎春.高校户籍管理的主要问题及策略——以广西工学院为例[J].管理科学，2016:108

[2]张学.浅谈高校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013(11):145-146

[3]商蕾、程高峰.完善高校户籍管理方法探究——以河北农业大学为例[J].河北农业大学学报，2012(6):77-80

[4]闭线林.新时期高校档案信息化建设探析[J].陕西档案，2014(5):69-71

作者简介：

唐婷（1978--）女，辽宁沈阳人，沈阳化工大学档案馆馆员，教育学硕士。

刘德志（1976--）男，汉族，内蒙古赤峰市人，沈阳化工大学，高级会计师，审计处处长，本科，研究方向：高校财务管理。