朱斌 张义文 刘子荧

（新疆财经大学  新疆乌鲁木齐  830000）

习近平总书记曾说过：办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公室是一个部门的中枢神经，办公室工作做好了，才能保证各项工作的顺利发展。高校办公室承担着综合协调、起草文件、公文处理、督察督办等综合性事物，立足于服务发展，服务决策，服务师生，起着承上启下，协调左右的作用。办公室整体的工作能力、工作效率的强弱与能否提高学校教育教学水平，增强综合服务能力，贯彻落实立德树人的根本任务息息相关。

一、高校办公室工作的地位和意义

“运筹于帷幄之中，决胜于千里之外。”这是习近平对办公室工作地位最为精要的概括。高校办公室是一个综合性协调机构，是高校党委机关最为关键的组成部分，它向上服务于领导，向下服务于师生，是领导的“左右手”，学校的“大管家”。办公室作为学校的窗口服务单位，工作人员素质的高低，作风建设的好坏以及工作效率的高低直接影响学校党委在师生中的形象，影响着学校的办事效率和工作质量。

高校办公室的工作意义重大。首先，它对内承担着撰写材料，文件起草、收发，会务组织，车辆管理，督察督办，接待来访等工作，对外负责联系上级单位，联系兄弟院校等综合协调工作，责任大，任务重。办公室工作可大可小，大到执行领导的交办的决策和任务，办文、办事、办会，小到充当领导的“内务员”“勤杂兵”，无论工作有多繁杂和细小，每一个环节工作成效都可能会引起“牵一发而动全身”的连锁效应，每一项工作都需要事无巨细的做好。其次，高校办公室在某种程度上代表着党委行使职权，办公室发出的指令，制定的制度和文件是党委决策的延伸。办公室参谋助手作用发挥的好不好，窗口服务工作做到周到不周到，师生满不满意，高不高兴，拥护不拥护是作为衡量学校工作是否让师生满意，党委决策是否有可行性的一项重要指标。同时，办公室工作在一定程度上是学校的“脸面”，是各单位效仿的“标杆”“旗帜”，办公室一言一行、一举一动都受到学校领导和各部门的监督，所以只有不断提高办公室工作的工作效率，提高工作人员的综合素质，才能当好领导的参谋助手，才能全心全意做好师生服务工作，才能不断为顺利开展其他工作提供有力保障。

二、高校办公室工作现状

1.办公室工作人员综合素养参差不齐

办公室工作人员应该是工作中的“多面手”，不仅能够有博学丰富的理论素养，还要有处事不惊，灵活应变的沟通协调能力。目前，由于办公室工作的特殊性，很多时候需要在节假日有轮岗轮班制度，加之各科室间的工作具有联系交叉性，这就要求工作人员不仅要熟悉本科室的工作，还要在必要的时间能够熟练胜任各科室的工作，以保障领导和学校其他职能部门的需求。但是目前办公室各科室工作性质比较单一，各科室的工作人员只是熟悉本科室的工作流程，在遇到突发情况或领导交代的急难险重的临时任务时，因为不熟悉工作流程，缺乏工作经验，往往不能高质量、高效率的完成工作。

其次，办公室队伍应是政治理论水平高，思想过硬，作风精良的队伍，但是因为工作强度大，内容繁琐，工作时间饱和，系统学习的时间和机会少，往往会忽略自身理论素养的提高，导致工作人员政治理论水平参差不齐，不能将自己培养成理论水平较高的学习型人才。加之近些年高校办公室招聘趋于年轻化，有些高校在招聘时学历水平降低至本科，许多刚毕业的大学生没有足够丰富的应变能力和职场经验，不能在入职以后快速适应压力大、任务重的超负荷工作，往往会影响办公室整体工作效率。

2.对办公室工作人员缺少激励机制

高校承担着人才培养，科学研究，服务经济发展的作用。它以师生服务为重点，围绕教学科研展开工作，这就导致许多高校重科研，轻管理的现象，主要表现在：一是办公室工作人员数量配备不足。由于工作的特殊性，办公室在选人用人需要经过层层筛选，录用门槛较高，导致招录人数不足。加之目前许多高校不注重办公室的工作效率的提高，对工作人员配备的数量远远不够，导致一人多职，工作相互推诿，影响了办公室整体的工作效率。二是办公室工作任务繁重，工作量大，需要投入大量的精力，耗费大量的时间，要有“孺子牛”的奉献精神，许多事项需要跟踪督办，督查检查，很多工作人员因为岗位问题，无法参与教学科研工作，会导致在评职称、考博等提升自身方面遭遇限制和门槛。三是许多高校还存在办公室工作人员为借调人员，岗位和职级待遇得不到兑现，缺乏相应的鼓励机制，工作人员很难在自己的岗位上找到成就感。

3.“传帮带”作用发挥不到位

“传帮带”是我们党的经验做法和优良传统，同样，在高校办公室，年轻干部的成长离不开老一辈的指导和帮助。一是对于办公室新进员工及年轻工作人员，前辈们对其下任务，提要求，理论指导，业务指导，经验传授还存在欠缺，影响新进人员和年轻干部的业务素养和工作能力的提升。二是在平时的工作中，由于工作繁忙忽视年轻干部的个人所思、所想、所盼，通过深入交谈了解干部的工作中实际困难还比较欠缺，不利于年轻干部在工作中树立自信心，全身心投入工作。三是办公室老同志常常忽视要以身作则，率先垂范，率其以行，未能充分发挥共事处事中的带头作用，常常只限于常规工作机械式的交接，没有真正教会年轻干部工作态度和方法，未能充分使年轻干部传承敢于吃苦，乐于奉献，服务师生的优良品质。

三、提高高校办公室工作效率途径

1.坚持“以人为本”理念，提升工作人员综合素养

办公室工作人员理论素养的高低直接关系着能否做好领导的参谋者，能否为学校的发展建言献策，能否做好任务落实的督促者，统筹协调的服务者，能否起到承上启下，协调各方的桥梁作用。所以树立终身学习理念，不断提高工作人员的理论素养，才能更好地胜任工作，不断提高工作效率。一是每周组织定期的集中理论学习和个人自学相结合的学习方式，重点围绕读原著，悟原理，以集体讨论或是谈心得体会的方式，原原本本的学、原汁原味的学，要将习近平新时代中国特色社会主义思想作为服务师生和指导工作的思想武器。二是多开展兄弟高校之间的交流学习。古人云“三人行，必有我师”高校办公室应不断加强与兄弟院校之间交流合作，取长补短，在交流合作中善于总结经验，针对办公室发展提出新思路，新举措。对于办公室发展的瓶颈问题，重点难点问题，不再局限在某一高校的小圈子，而是群策群力，建言献策，共同助推办公室工作良性发展。三是高校办公室加强人才的选拔，重视考核，优先选择已经在学院工作，对学校工作相对熟悉的年轻干部。优先选择责任心强，甘于奉献，吃苦耐劳，可塑性强的工作人员，要将办公室队伍打造成理论水平高、业务能力强、作风建设过硬的高质量队伍。

2.牢固树立大局意识，规范有序提升文件流转水平

文件的传输、流转、阅办是办公室工作中一项基础性工作，也是一项集安全性和保密性于一身的工作。同时要求机要工作人员具有对党忠诚，政治立场坚定，具有大局意识，服务意识的品质，才能保障高校信息传输的绝对安全，绝对畅通。一是为了保证文件流转高效、安全，办公室机要人员必须要具备高度的责任感和强烈的保密意识，要抱有机要工作无小事，事事需谨慎的心态，在大是大非面前保持清醒的头脑，真正做到不该看的不看，不该说的不说，自律清醒不触碰党纪国法的“高压线”。二是不断规范文件的流转程序，提高工作效率。不断规范文件签收、登记、批办、传阅、清退和销毁，建立全流程闭环式文件管理流程。密级文件由主要部门主要负责人到阅文室阅读，确需办理的文件从机要室借阅后，当日归还。密级文件资料单独存放在保密柜，做到专人专柜保管。三是提升机要工作人员奉献精神，增强职业认同感。为保证文件流转具有时效性，办公室机要人员常常在紧急接到文件后需要及时办理，无论周末还是节假日，工作人员的手机需要保持24小时畅通，随时待命。由于办公室机要人员不可替代性和工作的特殊性，就要求不断提高机要人员 “俯首甘为孺子牛”的奉献精神和不求回报的服务意识，在薪资待遇上可以适当向机要保密人员倾斜，以不断激发工作人员的动力，不断增强对机要工作的认同感。

3.加强督查督办，不断推进学校中心工作的落地落实

办公室的督查督办工作是贯彻上级部门的指示精神，保证决策实施，狠抓工作落实的重要手段，是保障执行力的有效途径和重要抓手。督查督办工作做到好不好，及不及时，关系到学校党委的重大决议，重要决定贯彻落实到不到位，关系到师生关心的重点、难点问题是否能及时得到反馈。一是要进一步明确督查督办事项的流程。办公室首先要落实督办人员，负责将学校党委的重大事项，安排部署分别按机关科室、下属单位和相关责任人进行分类整理，做好登记；明确谁承办、谁落实、谁负责任，做到督查事项明确，工作职责清晰；对督办事项提出具体的完成时限，将落实的情况及时反馈给领导，使学校领导及时掌握工作的进展情况，力争做到事事有着落，件件有回应。二是通过督查督办工作，提升工作执行力。办公室督办人员应进一步深入学校其他部门、学院开展深入调查研究，全面掌握工作实际情况，了解督查督办事项的进展情况、工作完成质量和存在的问题，明确工作职责和责任主体，防止出现相互推诿，工作真空对接。只有不断加强督查督办工作，才能加快工作执行力，为学校党委的科学决策提供有力支持。

4.提高责任心，保持严谨性，不断提升档案保管质量

档案资料是珍贵的历史资源，它见证着一个学校从建立之日起的科研成果，教学成果，人事变动，管理制度等方方面面，是反映学校综合管理水平的一面镜子。档案工作也是办公室工作中最重要、最基础的一项工作。提高档案的保管标准，保管质量也是提高办公室工作效率的有效途径。

一是办公室档案员要不断增强业务知识的学习。档案工作是一项默默无闻、枯燥无味的工作，不仅要求档案员要有严谨细致的工作态度，同时要求掌握最新的档案业务知识，这就要档案员要把理论学习作为政治责任，将理论学习和实践相结合，将理论知识转化为推动档案管理的动力。同时，档案员要熟知《档案法》《国家保密法》《档案管理条例》等有关档案的法律法规和方针政策，更好的统筹规划学校的规章制度，推进档案管理更加制度化和规范化。二是严格档案管理。档案管理做到专人专管，按照标准对收入档案进行严格分类、标注、入库管理，按要求做到收入一份文件，录入一份文件；档案员应制定《档案借阅登记表》，严格规范档案借阅流程，要求借阅者不得转借、涂改、批注、圈划、增删、裁剪、拍照等，保持文件的整洁、完整性。同时，也要进一步规范借阅人的规矩意识和保密意识，不断提高档案借阅的工作效率。三是加强档案知识的宣传力度。学校应认识到档案工作的重要性，档案工作规范化管理对于学校的发展的重大意义，所以应从各方面加强对档案工作的宣传。档案员应下沉到各单位，通过面对面普及档案工作的重要性、实地查看，指导归档，使各单位从意识上转变，从心理上认同档案工作的重要性，从而科学化，规范化去优化档案工作，不断促进学校档案工作发展和进步。

5.转变作风，改进方法，提升办公室文稿质量

高校办公室文字材料的撰写是领导思想的拓展和延伸，它在一定程度上需要工作人员深入了解学校整体运转情况，明确学校各项工作进展时限以及阶段性取得的实效。同时，需要提高政治站位，了解领导所思所想，这就要求文秘工作者有较高的专业素养和吃苦耐劳的精神。一是注重积累。毛主席说过“手里有粮，心里不慌”。要提升办公室的文稿质量，就要不断更新办公室文秘工作者的知识储备，要自觉学、反复学习上级文件、会议精神，并将其融会贯通。文秘工作人员要心思细腻，考虑周全，学会揣摩领导的意图，跟上领导的节奏，不写套话空话，写出有含金量并且接地气的材料，以便更好的辅助领导决策。二是转变作风，保持良好的心态。文秘工作枯燥乏味，需要极强的专注力和无私奉献的精神，常常是白天处理日常工作，晚上加班加点赶材料，这就需要转变方法，要秉承案无积卷，事不过夜，快速高效的完成文稿撰写。同时，要保持乐观向上，积极进取的心态，要有苦中作乐，看淡个人得失的集体荣誉感。只有摆正心态，丢掉包袱，不断储备知识，持续发力，办公室文稿质量才会有质的提升。

6.提高主动服务的意识，确保办公室工作高效推进

办公室不仅是一个参谋机构，领导的“左右手”，更是一个综合协调机构，是对外服务的窗口。办公室要统筹兼顾，做好对上，对下，对内，对外的服务工作，才能保证学校各项事物顺利推进。一是要提高主动服务的意识。办公室要将领导交代的任务，为师生做事当成一次自我成长的平台，当成考验能力的机会，不被动的接受任务，提高主动服务的意识，要想在领导之前，勤于做事，乐于做事。对待二级单位和学院要耐心细致，不能因为忙于处理事务性工作，无瑕顾及服务意识和态度的提升，要主动协调好和其他各单位的接洽工作，才能有助于提升整个办公室工作效率。二是办公室内部相互补台，互帮互助。办公室内部要倡导以老带新，对于新入职的年轻干部，前辈们要充分发挥“传帮带”的作用，向年轻干部传授工作方法和做事经验。要树立“全办公室一盘棋”的思想，办公室工作是相互联系的系统工程，需要大家团结协作、相互补台、共同努力来完成。只有不计个人的荣辱得失，有强烈的集体荣誉感，才会有踏实的归属感，才能恪尽职守，脚踏实地的完成工作。

参考文献：

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[2]王雄.与时俱进 锐意进取 全面提升党委办公室工作科学化水平[J].办公室业务，2013.08:19-20

[3]赵培.如何做好机要秘书工作[J].办公室业务，2013(04):12-13

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