档案管理工作两大领域的区别

窦臣

    人事档案是对人的政治思想、个人经历、业务能力等内容的真实反映和记载，只有加强人事档案管理工作，才能使其更好的为人民服务。

    在进入21世纪，各种各样的新科技相继出现在我们的生活中，最具代表性的就是计算机技术，伴随着计算机和互联网的普及，也给档案管理工作提供了新的手段，档案已经不是以单一的纸质材料存在于我们的生活中，现在以光、电、磁等作为存储介质的档案，出现在了我们的身边。这就是所谓的电子档案，电子档案在实际生活中呈迅速增长的趋势，传统的纸质手工档案管理已经不能满足大量信息的存储与保存，将计算机技术和互联网科技应用到档案管理中是档案管理方式的一次跨步性跳跃。

    当然在众多的人事档案管理的方式面前就会出现很多的问题，下面就让我们一一举例说明，在工作中避免这些小问题的发生。

1电子档案管理系统

什么是电子档案管理呢？电子档案管理是把比较分散的、无顺序的、有价值的、更加真实信息，以迅速化、数字化、的方式存储起来，这样更方便人们在需要时查阅。

这种方式实现了计算机对电子档案进行分类和编目功能。

对于更容易检索内容的重复性、鉴定信息的真实性、以及所需要片段的查询。对文档的内容可以提供打印与输出，方便整理与存储。

这是电子档案管理的最大优点，可以实现档案信息的网络查询与更新，像在图书馆里一样，实现网上借阅、网上阅读，如不按时归还可以自动发邮件提醒，为了更方便人们的阅读，可以直接点击下载任务，随时随地都能读取。

能够实现以上的功能，那么对于档案管理的安全与保护就发生了严重问题，为避免此类问题发生，该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http://www.ems86.com

总第573期2014年第41期-----转载须注名来源所以要对所有用户进行权限设置，做到每一位用户注册后都能留下真实的信息，对数据库是实时追踪，以免受到黑客的攻击，让整个系统瘫痪，无法给人们提供信息。安全有序的利用网络资源进行查阅。

可想而知，当代的电子档案管理用到了很多现在代化的计算机应用技术，更为重要的就是需要一个庞大的数据库，这个数据库要存储无数条档案信息，VB、C++、网络工程技术很多很多这里也不一一例举了。这些基本的技术应用对电子档案管理起到了关键性作用。

电子档案管理不需要很多的人力资源，按项目分配、做到及时更新就可以了，做到随时随地都看到最新的消息。

电子档案管理也有不占实际空间的优势，所以越是增加信息，越不会对工作带来诸多的负担，不用考虑空间的问题。例如：一些个别企业的数据按年限存储后就要销毁，没等存储到期，因为空间问题不得不头疼，销毁后再想查阅发现无从查起，所以这也是电子档案管理的一大优势。

电子档案管理不像传统档案管理那样繁琐，但是切记一点就是一定要随着时间的变化而变化，及时更新，跟紧社会的步伐，更好的适应现代化、信息化的新道路。

2传统的档案管理

什么是档案管理呢？档案管理是指人们的政府、社会及个人在社会中所产生的对社会有益的资料，用传统的档案管理实体进行封存，避免因为自然或人为因素造成对档案信息的损坏或丢失。

传统的档案管理需要很多的人力资源完成，流程繁琐，查阅费时费力。因为有人为因素的原因，所以对档案信息的完整性不能得到相关领导的认可。

当然，在最原始的传统档案里还有处于手动的信息，这些信息会因为一个错别字改变整句话的含义，历史就改变了，对于今天以前的事情我们都可以称之为历史，昨天的事情也许我们还记忆犹新，但是再去追讨我们就都得依靠信息来提醒我们回忆，这就是档案的魅力，可以让我们很快的记起。比如：在古代，每一位皇帝每天所进行的一切活动都有记载，上朝、下朝、在哪里批阅奏折、在哪里用早、中、晚餐等等。记录的很是清淅，让后人都知道身为一国之君要如何安好一个国家，做好一家之主的。这也是档案记录的信息让我们回到诸多年以前，学习了历史。

想想过去，在没有先进的技术的同时，人们是怎么样搜集情报，整理信息的？这样的工作手段耗尽了多少人的心血，在21世纪的今天，我们具有先进的设备，利用这些手段理快捷的搜集情报，对于搜集来的信息按项目整理、存储、入档。

现代的档案管理需要更多的是服务。比如当你进入一家图书馆想查询某方面的信息，你要去咨询方位以及有没有这方面的素材，如果身为一名好的档案管理都他（她）会很快的告诉你，你想要的信息，但是在很多的地方存在着很多没有职业操守的人员，爱看不看，爱查不查，人为的因素让很多的求知者都选择放弃。

很多企业因为数据的丢失，焦头烂额，因为起初的不重视，付出了相当大的代价，更因为人员的不合理安排，导致信息丢失，信息不完整。

对档案材料的收集要高度重视与核查，作为一名合格的档案管理人员应及时的对搜集的材料进行鉴别，认真整理，做到取之有据、用之有道。

档案管理工作制度的完善要随着时间慢慢推移，各企业相关领导要用长远的发展目光来选用合适的档案管理人员负责档案管理的工作事务，提供良好的管理服务意识并处理好企业机密文件与公共关系的协调工作。在此同时，档案管理工作还是一项保密制度极其强的工作，管理人员必须坚持原则性，提高企业保密观念意识，从而满足当代档案管理的需求。

加强领导对档案管理的认知，档案管理工作才能得到高度重视，以达到做好档案管理的各项事宜。同时可以建立档案管理评审小组，进一步对人事档案工作制度化、细致化、规范化与科学化的建设，与此同时还要加强对档案管理存储的真实性进行核实，是否符合规范所要求。

    以上所述就是档案管理领域的核心信息，在一些乡镇并没有达到利用电子档案管理的条件，依旧还在用传统的方式做着档案管理，随着社会不断的进取，人们的思维也在不断进步，更多的人会对档案管理更加的重视不断完善。

21世纪的今天，档案管理已经离我们的生活越来越近了，融入到我们的生活中，我们会越来越依靠这些信息教育我们的后代。不论是利用电子档案管理还是传统的档案管理手段，不谋而合的是两种方法都存在着问题，但是我们要不断的克服，学会利用现在代化的手段，创造明天的价值。

（作者单位：双辽市人才交流开发服务中心）