王磊（贵阳市城乡建设学校  贵州贵阳  550003）

摘 要：声像档案即是相关单位、社会组织或者企业在进行各项业务活动的过程中逐渐形成的具有较高保存利用价值的照片、影片、录音、视频等各种载体的以影像和声音为主，辅助文字说明的客观记录。声像档案是单位日常经营管理活动中形成的非常重要的档案资源。在实际的工作中了解到，声像档案的开发利用工作和科学管理，促进声像档案管理信息化建设，是一个值得深入研究的课题。本文分析了声像档案信息化管理的必要性及现状，并提出了声像档案信息化管理的对策。

关键词：声像档案；信息化管理；对策

声像档案和过去的文字信息档案比起来，在现代信息技术和数字技术飞速发展的今天，其直观形象的特征更加凸显。不同于过去的普通文字档案，也与早期声像档案中的录音、录像带等材料不同，现阶段以互联网信息技术为支撑的声像档案表现出更加突出的数字化特点，即是对实物载体的依赖性进一步降低，对信息技术“云”存储空间的依赖性有所提升。所以，声像档案的信息化建设对于提升档案管理工作效率而言至关重要，也是实现声像档案科学化规范化发展的有效途径。

一、声像档案信息化管理的必要性

首先，促进声像档案的信息化管理是未来的必然发展趋势。现阶段，现代信息技术的飞速发展与持续创新，各个行业的经营管理工作已经越来越强调信息化建设，档案管理亦是如此，因此促进声像档案的信息化建设是计算机信息技术发展的必然需要，也是档案管理工作与时俱进的客观要求。其次，声像档案信息化建设能够在很大程度上降低单位其他资源的使用，减少档案数据信息所占的存储空间。声像档案借助于图片、音视频等载体，能够非常直观形象的还原现场，表现出非常重要的开发利用价值。声像档案依靠计算机信息技术转化为数字版，能够直接存储到光盘或硬盘等介质内，同时还能够利用目前较为普遍的云盘技术，直接将档案数据存储与网络平台中，不但能够降低存储空间，也有效减少了资源的消耗。最后，声像档案信息化建设有助于更加高效的对档案信息数据实施检索，近年来各单位对于声像档案的开发利用需求日益增大，各种活动、会议等声像档案材料也逐渐增多，依靠计算机技术实施数字化处理，能够帮助档案使用者更加高效的对档案资源进行检索，不但有效节省了资料收集、统计以及对比的时间，也有助于后期的开发和管理工作^[1]。

二、声像档案管理现状分析

近年来，各单位在声像档案的信息化建设过程中即便积累了一定的经验，取得了显著的成效，然而从档案管理工作的整体情况而言，声像档案资源的重要性认识还需要进一步提升，声像档案信息化管理程度还需要逐渐深入，声像档案资源的收集、存储和传输等工作需要加强。从现阶段的实际情况来说，不管是从内容、形式、类型等角度来说，以声像为载体的档案信息数据表现出多元化的发展趋势，声像档案管理也面临着新的机遇和挑战。首先是数码技术与相关设备的应用形成了很多电子文件，声像档案的类型从过去的照片、底片、录音、录像带慢慢演变为数码照片、数码影像以及光盘等各种形式；其次是存储方式逐渐发展为数码、光盘存储，录音和录像设备不断更新，形成了丰富的音视频以及光盘等材料；最后是声像档案存储也出现了很大变化，发展为以盘、片、卷为存储单位。上述改变对声像档案的管理工作产生了很大的影响，过去的管理模式难以符合新时期的新要求，所以必须要重视声像档案的信息化建设，促进档案管理效率的提升。

三、声像档案的信息化管理的对策

1.声像档案存储标准化建设

借助于多媒体技术以及信息技术把声像档案进行数字化处理的过程中，各种数字化标准与文件存储格式的应用让声像档案的数字化处理质量也存在较大的差异。因此对于声像档案的信息化建设工作来说，首先应当对格式进行统一，加快存储标准化建设工作。比如说照片数字化处理后的存储格式千差万别，针对存档级的照片可以选择TIFF存储格式，这是一种较为灵活的格式，你能够存储彩色、灰度图像。现阶段大部分数码相机的照片格式为JPEG，也能够直接进行存档。针对视频图像的存储格式，可选择MPEG系列标准，能够直接进行播放或编辑。针对存档级的音频文件，可以选择WAV格式进行存储，这是微软研发的波形存储文件，因为微软自身在软件行业中的领头羊地位，这种格式也得到了非常广泛的应用，WAV格式能够在采样率足够的基础上精准记录声音。对声像档案数据库建设而言，应当制定统一的数据库标准，比如说是否包含案卷号、文件号、题名以及拍摄时间等相关元素，保证数字声像档案资源格式的统一。声像档案的存储工作是确保有效传输的重要途径，开展好标准化建设工作才可以有效发挥出档案资源的利用价值，标准化之后的声像档案也能够和其他系统有机结合起来，便于嵌入，进而在很大程度上扩展了声像档案的利用途径^[2]。

2.拓宽声像档案信息利用途径

开展好声像档案的信息化建设工作，应当符合社会信息服务体系构建特征以及实际发展趋势，把声像档案信息进行数字化处理后予以开发利用，进一步挖掘出声像档案资源的服务价值，促进档案利用效率的提升。一方面应当促进声像档案编研工作效率的提升，以更高层次的二次开发成果服务广大用户，将具备一定广度与深度的信息编研成果带给用户，增强声像档案的价值。比如说对已收集的录像资料实施数字化处理，借助于专题片的方式形成成果，让其能够更好的保存；照片档案资源进行数字化处理后不单单能够更好的保存，还可以根据各个主题类别，通过新旧对比的方式，形成画册进行展览等，更加直观的展示出档案内容，为单位管理者决策提供直接的帮助。另一方面应当完善服务体系，声像档案基本上能够在互联网中面向社会公布，所需要的对象能够直接从网络平台中进行查询下载，所以应当加快网络服务体系的构建，把声像档案数字化处理后予以公布。应当注意的一点是使用者在利用数字声像档案的过程中要严格按照相关规程进行操作，档案管理部门也需要借助于技术手段来保护网络平台中的档案资源。

3.声像档案信息化安全建设

一是应当对单位过去形成的声像档案资源尽快实施数字化处理；二是将数字化处理之后的声像档案资源进行网络化管理，将其存储于声像档案管理系统中并实现多级管理，保证档案信息资源的安全；三是应当做好对档案部门软硬件系统设备的保护。首先是要做好计算机防毒工作，构建更加系统化的安全管理体系，针对计算机病毒要坚持预防为主，定期对档案管理信息系统实施扫描检测，针对关键性程序数据必须予以备份。在计算机中安装正版杀毒软件，避免从网络中任意下载或不通过检测就直接使用外来存储介质。针对计算机操作人员和维护人员应当严格进行权限管理，避免重要档案资源被破坏或窃取。其次站在信息安全的层面来说，对声像档案资源实施分级分类管理，有针对性的设置秘密等级，对访问对象予以限制，设置访问IP范围或严格做好用户注册登记，确保拥有相关权限的人员才能够对声像档案予以查询。

4.提升档案管理人员业务素质

档案管理工作的高效开展必须要依靠一支高素质的队伍，促进声像档案信息化建设，必须要着力培养更多既懂档案理论知识，又熟悉信息技术的复合型人才。人才资源是推进声像档案信息化建设的重要力量，也是核心资源，因此必须要从两个方面做好人才建设工作：一方面是采取在职培训、脱产培训以及外派进修等途径，对单位档案管理工作人员实施计算机信息技术培训教育，让其能够熟悉了解基本的计算机操作技能，为声像档案信息化建设打下良好基础。另一方面是在确保档案管理工作人员熟悉计算机基本操作技能的前提下，持续开展信息技术和网络技术的学习教育活动，让其真正符合新时代下档案管理工作的要求，将其当成是声像档案管理人员继续教育的核心内容^[3]。

四、结语

总而言之，促进声像档案信息化管理，不但能够有效处理好过去的管理混乱局面以及声像档案存储、开发、利用效率不高的问题，还可以充分挖掘出声像档案的利用价值，让其更好的为单位发展服务，避免出现档案资源的浪费，促进档案管理工作水平的提升，真正做到档案资源共享，让单位档案管理工作朝着更加科学化、人性化的方向发展。

参考文献：

[1]张伟玮.运用信用体系推进城建档案工作发展[J].黑龙江档案，2019(01):64

[2]孙成林.科技声像档案资料管理的体会和思考[J].四川档案，2018(06):28-29

[3]孙杨.关于声像档案管理的研究[J].科技经济导刊，2018.26(35):235

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