李竹垠（昆明市盘龙区人民政府联盟街道办事处  云南昆明  650051）

摘 要：处于新时期，互联网技术的迅速发展给事业单位的档案管理工作带来新的发展机遇和挑战，因此，建设信息化档案管理模式尤为重要。目前，我国事业单位档案管理工作当中依然存在较多问题束缚了信息化建设的步伐，必须要尽快解决这一现状，才能推动信息化建设的步伐。本文具体分析了新时期事业单位档案管理信息化建设的重要作用，事业单位档案管理当中存在的问题以及提高事业单位档案管理信息化建设的主要方法。

关键词：新时代；事业单位档案管理；信息化

档案管理工作属于事业单位的基础工作，要想提高事业单位的管理效率，就必须加快档案管理信息化建设，提升档案管理效率，这是新时期事业单位档案管理工作顺应历史发展潮流的必然选择。

一、新时期事业单位档案管理信息化建设的重要作用

大数据背景下，计算机信息技术在人们的生活与工作中被广泛运用，改变了人们的生活方式，提高了工作效率。事业单位传统的档案管理工作主要依靠人工管理模式，存在工作内容较为复杂，工作流程较为繁琐，工作任务量较大等问题。积极使用现代化信息技术则可以有效解决现有的问题，因此，事业单位档案管理的信息化建设是新时期背景下解决档案管理问题的重要途径，能够满足社会发展的需求，对单位发展有着极其重要的作用。首先，使档案管理工作更加成熟、完善。以纸质媒介为主的传统档案管理模式存在较大弊端，已经无法满足档案管理工作的发展需求。实施档案管理的信息化，档案的管理方式由传统的纸质文件管理模式转变为电子文件管理模式，降低了信息的空间占有率，提高了档案管理工作的效率。其次，使档案信息的查找更加便捷。传统档案管理工作当中，查找资料必须从档案室众多资料中一一查找，操作流程较为繁琐，而且效率较低。但是档案工作实行信息化管理之后，获取信息可以直接通过输入关键词的方法快速找到需要的内容，节省了时间，提升了工作效率，也保证了信息的精准度。

二、事业单位档案管理当中存在的问题

1.对档案信息化建设的重视程度不足

有效的档案管理能够促使事业单位发展，定期整理、分类档案可以使事业单位的工作更加有条不紊，同时能够实现资源共享的良好局面。但是，当前大部分事业单位的领导干部不重视档案管理工作，片面的以往档案信息化建设不重要，致使投入不足，信息化建设进行较为缓慢。

2.档案管理工作人员的综合素养有待提升

目前多数事业单位受到发展规模和经费的制约，没有对档案管理人员进行岗前培训和考核，致使档案管理人员致使工作人员不熟悉日常的管理规范与工作流程，只了解最基础的信息录入工作，而且信息的准确度也无法保障，档案管理模式也不够专业。另外，部分档案管理工作人员开展档案分类工作的时候，不注意各方面细节，不熟悉电脑，致使工作效率较低、质量较差。另外，档案管理工作人员，安于现状，不积极进取，缺少忧患意识、责任意识、学习的动力与创新精神，严重影响着档案信息化的建设进程。

3.档案资源的开发与使用率较低

目前我国档案信息资源的开发和使用率较低，有效供给严重不足，目前我国事业单位对档案信息资源的开发存在较多问题，例如档案信息资源内容缺少和信息资源存在较多重复现象。而且多数单位的档案信息资料的质量也较低。随着信息化的发展，我国也已经建立了多个信息数据库，然而这些数据库当中的资源的利用率却较低。

4.缺乏健全的软硬件系统设施

目前，事业单位缺乏和档案管理工作需求相符合的软件系统，这是影响档案信息化建设的重要因素。大多数事业单位，软硬件设备不能满足档案信息化建设的实际需要。

三、提高事业单位档案管理信息化建设的主要方法

1.健全信息化管理机制

首先，科学合理的规划档案信息化管理工作。事业单位不同时期其发展状态和目标之间存在差异，档案信息化建设应该根据实际情况设定不断完善的总体计划，稳步扎实向前发展，不能盲目模仿，使用循序渐进的模式开展信息化建设，才能真正实现建设目标。其次，建立完善的内部控制制度体制。内部管理体制的制定要有利于单位的经营效益与效果。因此，事业单位化应该不断优化档案信息化管理的内部体系，根据自身发展的实际情况，严格遵守国家相关标准，制定科学合理的内部管理标准体制，才能充分利用现有资源，提高工作效率，促进单位和谐、高效发展。

2.健全监督管理体系

事业单位要想保证档案信息化管理的安全性，就必须要健全档案管理监督机制。事业单位档案信息化建设实施过程当中，其核心问题就是保证档案信息的安全，因此，必须要确保其在严格的监管和监督机制有序开展。首先，重视自我监督。事业单位要强化自我监督，设置档案访问权限，对于提取信息、查阅信息等操作都必须要获得上层权限的审批。构建涉密档案保密管理责任制度，单位主要领导承担涉密档案保密管理的主要责任，保密管理工作人员承担涉密档案的保密管理责任。把事业单位内部工作人员的身份信息录入到档案信息系统当中，记录好每一位访问者的身份、时间以及借阅内容，拦截不明身份的外部访问者，同时核对其IP地址和身份，切实做好档案保密工作，确保信息安全。其次，实施公开监督模式。事业单位档案管理工作可以采取公开监督模式，积极采纳社会公众的建议，及时调整内部管理方式，提高服务质量，提升工作效率，树立良好形象。

3.加大信息化建设资金的投入力度

先进的设备与技术是事业单位档案管理信息化建设的重要条件。缺少设备和技术，信息化建设就无法顺利开展。事业单位在开展档案信息化建设进行当中，应该根据实际情况，及时更新设备技术，使档案信息化开展能够拥有一个良好的环境。档案信息收集与整理的任何一个环节都需要先进技术设备的支持，因此，事业单位信息化建设过程当中，应该保证技术设备采购资金充足，必要时提高采购设备资金的比例。其次，尽快建立数字化档案馆。数字化作为档案管理以及存储的重要手段，数字化档案馆则集中了各种先进的数字技术，可以提高档案信息的利用效率。因此，在信息化建设过程当中，事业单位应该积极采用各种先进的数字技术，把物质资源转变为数字化资源，建立数字化档案馆，全面发挥数字技术的优势。

4.提高档案管理人员的综合素养

档案工作具有较强的科学性与业务性，对管理人员的综合素养要求较高。建设信息化档案管理模式，必须要提高档案管理人员的综合素养，才能保证其能够符合新时期档案管理工作的发展需求。首先，提升思想认识。随着社会的不断发展，档案管理工作压力越来越大，难度也逐渐增加，事业单位应该提升档案管理人员对该项工作的认识。强化管理意识，保证其具备高度的社会责任感、良好的职业道德以及积极向上、勇于创新的工作态度，全心全意为人民服务。其次，加强人才的教育和培训工作。事业单位应该定期组织相关工作人员进行集体学习，给档案管理人员提供一个相互交流学习的平台，不仅可以系统学习档案管理的基本理论知识，还可以根据档案管理工作实际情况学习专业技能。另外，定期组织现有档案管理人员开展信息化学习，使用科学的知识与方法他们的专业能力，保证其具备熟练的计算机软件的操作技能，符合信息化时代档案管理工作发展需求。

综上所述，在加快事业单位档案管理信息化过程当中，事业单位和档案管理人员都应该意识到档案管理工作的重要性，树立先进的管理理念，与时俱进，创新管理模式，才能促使档案管理信息化有效开展。

参考文献：

[1]许红梅.事业单位档案管理信息化建设问题探讨[J].中外交流，2018(45)

[2]白红艳.企事业单位档案管理信息化建设探索[J].产业与科技论坛，2018(12)

[3]张玲.事业单位档案管理信息化建设问题研究[J].才智，2017(18)

作者简介：

李竹垠（1983--）女，汉族，山西省翼城县人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。