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周纤颖 远程办公的劳动法问题
新丝路杂志(下旬刊)官方网站   2020-09-03 07:08:26 作者:新丝路杂志社 来源: 文字大小:[][][]

周纤颖(四川大学法学院,四川成都  610200)
摘 要:随着网络基础设施和智能终端性能的提高,远程办公正在成为一种新兴的办公模式,公共卫生事件更是推动了远程办公模式的进一步发展。这一模式让劳动者和用人单位都需要重新进行定位和适应,为此,需从远程办公的适用现状着手,针对案例所揭示的考勤问题、评估期问题和变动工作地点问题,应当完善评估期的相关制度,以书面形式明确考勤方式及工资标准变动的内容,同时加强对网络信息安全的防护,更好地保护劳动者和用人单位的利益。
关键词:远程办公;考勤;旷工;评估期;网络信息

一、远程办公的适用现状
1.远程办公的种类
远程办公,可简单定义为是通过网络信息技术,实现非本地办公的一种办公模式,该种办公模式区别于传统的集中办公模式,主要包括了居家办公、异地办公、移动办公这三种类型。
(1)居家办公。居家办公是指在员工在住宅中进行办公,而无需到集中的办公场所进行办公,住宅即是其办公场所,生活场所和办公场所合二为一,此种类型是在发生公共卫生事件期间,各企业单位为复工复产采用的最多的远程办公模式。
(2)异地办公。异地办公是指在主要办公地点之外的地方进行办公,又可分为常驻异地办公和临时异地办公,常驻异地办公是指根据实际工作需要在异地长期办公;临时异地办公是指因业务、项目实际情况需要到异地临时办公,常见于出差的情形。
(3)移动办公。移动办公是指利用手机、平板等设备,通过在其上安装企业信息化软件,在任何时间、任何地点进行办公,使得使用者无论身处何种紧急情况下,都能高效迅捷地开展工作,对于突发性事件的处理、应急性事件的部署有极为重要的意义。
2.远程办公的优势与局限性
远程办公作为一种依靠信息网络通信技术的新型办公模式,与传统的用工模式相比,具有自身突出的优势:能为企业节省资本,远程办公没有特定的空间限制,[1]无需到特定场所办公,可以节省部分场地租赁费用;有利于保护环境,远程办公很大程度上减少了私家车和公共交通工具的使用,员工足不出户即可进行办公活动,降低了石油等能源消耗;办公方式灵活,无需到固定场所,既节省时间,又可避免上下班途中可能出现的交通事故。
但不可否认的是,远程办公的适用存在一定局限性:并非所有工作都适合远程办公,比如需要实际生产操作或控制大型设备的工作就不适合;同样也并非所有人都适合远程办公;增加了公司治理的难度,在远程管理中,上级无法对下级的工作和表现直接进行监督或管理,增加了绩效考核的难度;不利于公司文化的培养,降低了沟通效率。
3.我国远程办公的适用状况
长期以来,我国远程办公的普及率与发达国家相比较低,发展也较为滞后。据Global Workplace Analytics的调查数据显示,2005年中国仅有180万名远程办公员工,而到2014年,这一数据上升到360万,九年间年均复合增长为8%。[2]由此可以看出,我国在较长时间内采用的是传统的办工模式,而忽略了远程办工模式的发展。2020年新冠疫情的爆发是我国远程办工模式发展的一个契机,在疫情防控期间,大量企业通过采用远程办公的方式进行复工复产,远程办公为控制疫情传播、降低感染风险做出了重要贡献,此种新型办公模式得到了社会的认可。并且在此期间,很多线上办公软件免费开通了部分功能,培养了一大批用户的使用习惯,让用户感受到了远程办公的便捷性和高效性,使得很多用户在试用之后愿意继续采用远程办公这种工作模式。
4.域外远程办公的适用状况
美国自上世纪80年代信息化浪潮以来,不仅民营企业以提高白领劳动者劳动生产率为目的开始引入远程劳动,政府部门也积极采用。[3]美国2010年首次在《远程工作促进法》中对远程工作下了定义。随后,美国联邦人事管理局以《远程工作促进法》为基础,在2011年制定了《联邦政府远程工作指导原则》,[4]对远程工作再定义。
2018年日本发布了《信息通信白皮书》,其中提到了利用信息与通信技术促使老年人、女性等各种人才参加工作的必要性,并且根据白皮书介绍,通过视频会议在员工住宅等远离职场的地方办公的远程办公模式,具有提升企业生产率、提高员工工作效率和改善员工待遇的多重优势。[5]日本由于办公场所面积有限,劳动力老龄化问题严重,需发动各种劳动力加入生产,再加上自身信息通信技术发展水平较高,多个要素结合使得日本乐于采用远程办公的模式,并已形成了具有自身特点的较为成熟的模式。
二、我国远程办公存在的劳动法问题
笔者通过查阅裁判文书网上有关“远程办公”的案例,发现主要存在考勤问题、评估期问题和变动工作地点的问题,下文将以三个案例对这三个突出的问题进行具体论述。
1.远程办公考勤不全与旷工的问题
考勤是用人单位对劳动者进行管理中的一项重要内容,远程办公不需要劳动者到固定的办公地点打卡上下班,所以如何考勤成了远程办公中的一个问题,现在很多用人单位会采用电话、微信、QQ、钉钉等方式来进行考勤,但仍然会存在考勤不全的现象,那么此种情形是否应当算作旷工呢?
从谦信(北京)科技有限公司与彭吉涛劳动争议案[6]的裁判结果中可以看出,在远程办公模式中,如果用人单位没有明确考勤方式,那么只要劳动者能通过其他方式证明自己实质上是在办公即可,并不一定要求有形式上的打卡记录。灵活性是远程办公区别于传统办公模式的一大特征,因此我们不能拘束于传统用工模式下的形式打卡主义来考勤,而应当以实质办公主义为核心标准,辅之以其他证明方式来进行考勤的认定,即如果有微信的工作聊天记录或者视频会议的记录能够证明劳动者实质上有在进行办公,那么即使他没有在钉钉等打卡软件上进行打卡考勤,也不能将其简单认定为旷工,考勤不全也不能直接认定为旷工,而应当结合其他证据来进行判断和认定。
2.远程办公增设评估期的问题
远程办公模式在我国范围内尚属新型办公方式,不少用人单位对于此种办公模式还处于前期摸索阶段,在正式适用前通常会增设评估期,即给劳动者一定期间进行远程办公试工,然后进行评估,如果评估结果显示此种办公方式对工作没有影响即可继续适用,但如果影响到了工作质量,则可终止该种模式,让劳动者回到常规工作地点恢复传统的办公模式。增加评估期对用人单位和劳动者双方来说都是有利的,就像一项新的法律制度在全面推行之前通常需要在部分地区先行试点,如果试点结果让人满意的话再进行推广。适用评估期的主要问题是评估期结束之后,若用人单位要求劳动者返回原常规工作地点工作,而劳动者未于规定时间内返回,进而引发解除劳动合同等劳动纠纷。
从格兰富(中国)投资有限公司与王冰洋劳动争议案[7]的裁判结果中可以看出,即使用人单位没有明确使用“评估期”这一术语,只要其在沟通过程中包含了需要评估的意思表示,那么就应当认定为增设了评估期,评估期经过之后,劳动者需要根据评估结果,按照用人单位的要求返回常规办公地点或者继续进行远程办公。但由于此种情况没有书面明确“评估期”这一方式,所以需要结合案件的具体情况,来认定用人单位的决定是否是经过评估之后的合理要求,是否有理有据。
3.终止远程办公与变动工作地点的衔接问题
在终止一定期间的远程办公之后,面临的问题是选择继续采用远程办公的方式还是回到常规工作地点进行办公,如果选择回到常规办公地点进行办公,那么就涉及到这二者间的衔接问题,如果用人单位和劳动者之间没有就变动劳动地点的相关事项达成一致,往往会引发劳动纠纷。
从乐乐启航(北京)教育科技有限公司与李雨静劳动争议案[8]的裁判结果中可以看出,如果劳动者一直采用的是远程办公的模式,无需进行常规的打卡与考勤,用人单位与劳动者在前期也并没有规定评估期,同时也没有任何证据证明此种远程办公模式对工作质量产生了影响,在此情况下,用人单位没有任何理由就单方面通知劳动者终止远程办公的模式,并且告知劳动者需要立即返回常规办公地点进行正常的打卡考勤,这明显是不妥的。用人单位在终止远程办公模式之前需要先和劳动者进行沟通协商,若要求劳动者返回常规办公地点的,即变动工作地点的,必须给劳动者预留必要的准备期间,让劳动者进行相关的衔接工作,在准备期间内未到指点地点打卡考勤的不应当视为旷工。
三、完善远程办公模式的建议
1.改变考勤方式及工资发放标准应书面确认
在远程办公的模式中,由于借助的办公技术、办公载体发生了变化,通常会引起考勤方式以及工资发放标准的改变。改变考勤载体(钉钉、微信、电子邮件等),以及每天考勤的时间及次数都属于考勤方式的改变。工资发放标准的改变,就比如在远程办公过程中,可能存在劳动强度降低,任务量不足等客观情况,此时用人单位和劳动者可以协商新的工资发放标准,并按照新的标准发放工资。
考勤方式不仅是用人单位管理劳动者的一个体现,更关系着劳动者的绩效考评,影响收入;工资发放标准更是直接影响收入。如果不以书面形式明确考勤方式,一旦发生纠纷,双方对于是否旷工均难以提供有说服力的证据,对此劳动者要注意保存好打卡工作记录,按照企业的要求按时考勤并完成工作,用人单位也要注意保存已传达的通知并做好管理记录。如果用人单位单面以非书面形式降低工资发放标准,劳动者对降薪持有异议的,应当及时向用人单位提出,如果实际履行超过一个月以上,劳动者没有提出异议,即使没有书面约定,事后再向用人单位主张工资差额,很难得到法院支持,将存在较大的诉讼风险。[9]因此为了减少法律纠纷和降低诉讼风险,这两个要素的变动应当通过书面形式进行确认。
2.完善评估期的相关规定
首先,需明确评估期的期限。如果没有明确,用人单位很有可能单方做出终止评估期的决定,并通知劳动者返回常规办公地点恢复传统办公模式,劳动者此时很有可能不同意,由此引发仲裁诉讼,但由于本身就没有明确期限,双方都不能够提供充分有力的证据证明自己的观点,这也将极大地影响到仲裁和诉讼的效率。
其次,需明确评估期的考核标准。若劳动者在评估期内的远程办公达到了考核标准,那么在评估期结束之后,仍可以继续采用远程办公的模式,反之则反。因此,明确评估期的考核标准是十分有必要的,且考核标准需要符合一般常理。内容应当涉及远程办公中的沟通交流效果、出勤率、工作效率、工作质量等方面,进行综合评估。
再次,需做好评估期相关工作的记录。远程办公中很多工作不是通过书面形式进行的,因此在评估期中,劳资双方都应当做好相应的工作记录和交流沟通的记录和整理,劳动者可以定期定时定点地将工作记录截屏后集中放入文件夹保存,用人单位也应当及时收集相关记录信息,以备后期给绩效考核作为参考依据或者发生纠纷时当做证据使用。
3.完善网络信息保护的相关制度
远程办公主要借助于网络信息通信技术的应用,在办公期间用人单位和劳动者个人的信息通常会以电子数据的形式进行流通传递,这样的流通方式容易造成使得信息被截留、复制。因此,必须完善网络信息保护的相关制度规定。
对用人单位信息的保护不仅体现在对办公资料的保护,更体现在对机密信息或商业秘密的保护。保护此类信息,用人单位应当做好网络信息通信技术的保障,定期进行检查,及时对劳动者进行技术培训和指导;劳动者应当合理安排个人终端使用方式,不在办公终端安装来源不明的软件,定期进行恶意软件查杀,[10]与此同时,应当和用人单位在劳动合同中增加保密条款或者另外单独签订保密协议,明确保密信息范围、保密期限以及双方的权利义务。
对劳动者信息的保护主要是对诸如身份证号码、联系方式、家庭住址等与人身利益密切相关的个人信息。保护此类信息,用人单位应当严格控制劳动者个人信息的输出传播途径并审查运用的渠道,提供安全上报信息的系统;劳动者应当学习安全使用网络的方法,遇到信息泄露的情况及时联系用人单位和网络服务提供者,控制信息泄露的范围,减少不利影响。

注释:
[1]孙承璐.居家远程工作劳动法律制度研究.上海法学研究,2020年第1期
[2]数据分析来源.前瞻产业研究院
[3]田思路.远程劳动的立法趋势与法律适用.中国劳动,2017年第8期
[4]张颖慧.远程工作形态下新型劳动关系的法律保护.法商研究,2017年第6期
[5]日本共同社2018年7月3日报道
[6](2019)京0101民初21474号、(2019)京02民终4662号、(2019)京民申4641号
[7](2018)京0108民初46930号、(2019)京01民终2009号
[8](2018)京0108民初4776号、(2019)京01民终7992号
[9]赵春艳.居家办公考勤、工资、加班费怎么算?法官来解答.民主与法制时报,2020年3月12日
[10]魏玉峰.浅析远程办公网络安全风险与防护措施.网络安全技术与应用,2020年第4期
参考文献:
[1]王全兴、、刘琦.我国新经济下灵活用工的特点、挑战和法律规制[J].法学评论,2019(4)
[2]张文.远程工作中的劳动保护法律问题研究[J].兰州教育学院学报,2018(8)
[3]焦阳.日本远程办公的发展对女性劳动的影响[J].人力资源
[4]徐云峰.借助新技术建立新一代居家办公新框架[N].中华读书报,2020年3月11日
[5]董越、许亚倩.我国远程办公亟须解决三大难题[N].中国电子报,2020年4月24日
[6]王锦.有效做好居家工作心理调适[N].天津日报,2020年2月19日
[7]王晓庄.如何提高居家工作满意度[N].天津日报,2020年2月22日
[8]康晓欢.远程办公劳动者权益的法律保护[J].福建质量管理,2020(6)
作者简介:
周纤颖(1997--)女,甘肃定西人。四川大学法学院,硕士,研究方向:民商法。

 

国内刊号:CN61-1499/C

国际刊号:ISSN2095-9923

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