浅议红十字会档案管理信息化的发展

段哓爽   （吉林省双辽市卫生局红十字会

摘要: 随着社会的现代化发展。红十字会档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求,全球和国内信息化技术的广泛应用和城市经济的飞速发展，现代办公呈自动化、无纸化发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，加快红十字会档案信息电子化数字化建设，已成为红十字会档案事业发展的必然要求。

关键词:红十字会；  档案管理；  电子信息化

中国红十字会是中华人民共和国统一的红十字会组织，是从事人道主义工作的社会救助团体，是国际红十字运动的重要成员。目前，中国红十字会有31个省级分会和香港、澳门两个特别行政区分会，7万多个基层组织，近2000万会员。因此,红十字会的档案管理工作也面临着适应社会信息化发展的必然要求是全面提升档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。随着全球和国内信息化技术的广泛应用和城市经济的飞速发展，现代办公呈自动化、无纸化发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，加快红十字会档案信息电子化数字化建设，已成为红十字会档案事业发展的必然要求。

1.红十字会档案管理信息化的现状

红十字会的档案管理大多从80年代开始,目前处于手动整理、保存、归档、记录阶段,现在部分红十字会建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国红十字会档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.1档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地区的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类红十字会档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外红十字会档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼本地区的档案管理，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了红十字会的档案信息工作电子化的应用和推广。

1.2红十字会的档案信息网络技术有待提高。红十字会的档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档的文件是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应红十字会的档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。      

1.3红十字会的档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

2.加强红十字会档案管理信息化建设

2.1建立网络档案系统。在红十字会系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

2.2做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2.3解决好档案电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。目前，对于长久保存的电子文件。需要定期进行复制，以防止信息损失。

3.红十字会档案信息电子化数字化的作用

3.1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前红十字会多数档案对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

3.2缩短红十字会档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

3.3红十字会档案信息电子化，是一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。

3.4红十字会随着工作的扩展，文件资料愈来愈多，运用电子化数字化技术可缩小占用储存面积，解决库房不够用的问题。

3.5档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然红十字会的档案信息化管理建设处在初步发展阶段,社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现是适应社会现代化发展的必然趋势。红十字会的档案事业要紧跟社会步伐，从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理向现代化管理发展。各地档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。